Quelques règles archivistiques
Le vademecum de tout bon archiviste :
- les termes techniques en matière de rangement
- Les étapes du versement aux archives
- Quelles sont les durées et périodes d'archivage ?
- La conservation des documents ou comment garder ses archives en bon état physique ?
- A quelles exigences d'aménagement et de sécurité doit répondre une salle d'archives ?
Rôle et activités du responsable archives
- les activités archivistiques incontournables
- des règles à respecter
- les moyens à utiliser
Les activités d'un responsable archive :
- conseiller, soutenir et communiquer
- informer et conseiller les différents services de sa Direction en matière de réglementation, de classement et de conservation des documents
- animer le réseau de ses correspondants archives - gérer les documents
- par l'organisation et la coordination de la collecte des documents auprès de l'ensemble des services de sa Direction
- par la gestion et la conservation de ces documents
- par le signalement des documents présentant un intérêt historique - mettre à disposition et valoriser les documents
- répondre aux demandes de consultation émanant des services de sa Direction
- recevoir, conseiller et orienter les chercheurs qui lui sont adressés - manager
- préparer son budget, rendre compte de son activité
- participer aux réunions internes ou externes à sa Direction en matière d'archives
En matière de gestion du fonds
Un responsable archive est, comme son nom l'indique, responsable du contenu de son fonds d'archives.
A ce titre, il doit être attentif au respect :
- des règles physiques de versement
- des délais de conservation
- de la mise à jour de son inventaire
- du suivi des prêts
- des normes de sécurité
... sans oublier d'être vigilant aux changements d'organisation (pour les répercuter dans son tableau de gestion) et de mobiliser ses correspondants.
Des fichiers pour :
- un inventaire récapitulatif, exhaustif
- rassembler les règles d'archivage
- gérer les prêts et les éliminations
- la confidentialité : impérative
tant du contenu que du contenant - la vigilance : permanente
- un départ ? == > attention aux poubelles
- une nouvelle arrivée ? == > donnez-lui les 'infos archives'
- un temps sans transfert ? == > rappelez-vous au bon souvenir - le partage des responsabilités : indispensable
- un bordereau de versement (en double exemplaire, signé)
- un bon pour destruction (en double exemplaire, signé et validé par les archives nationales)
En conclusion ...
S'occuper d'archives peut sembler ingrat ...
| Mais ... |
|
... alors les archives vous le rendront largement
Termes techniques communs aux archivistes et à leurs correspondants
Ces termes concernent :
- le contenu des boîtes,
- leur emplacement géographique
- la mesure de l'espace occupé par les archives
pour désigner les contenus de boîtes :
| Article | Unité de base de classement et de cotation (groupe de pièces, dossier ou partie de dossier) |
| Dossier | Ensemble des documents réunis pour la conduite et le traitement d'une affaire par une personne ou un service. Il peut se composer de plusieurs articles. Un dossier peut être contenu dans une boîte ou une partie de boîte, comme il peut comporter plusieurs boîtes. |
| Cote | Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à classer chaque article dans son fonds ou sa série. Ex : le n° de marché pour des dossiers de marchés publics |
la mesure de l'espace occupé et de l'espace libre :
| métrage linéaire | Mesure correspondant à l'ensemble des documents posés à la suite, occupant un mètre de rayonnage (Attention, lorsque l'on récupère des archives mal classées, tout stock de boîtes ou de documents posé à plat et empilé à l'horizontal doit être mesuré dans le sens vertical) Pour mémoire, en ce qui concerne le poids moyen d'une boîte, il est estimé à 1, 300 kg |
Quels termes utiliser pour désigner l'emplacement géographique du stockage d'une boîte d'archives ?
Cinq éléments sont à préciser :
| local | intitulé du bâtiment ou de la salle de stockage des archives |
| épi | ensemble de travées de rayonnage juxtaposées |
| travée | ensemble de tablettes superposées comprises entre deux montants |
| tablette | étagère sur laquelle on pose les boîtes d'archives |
Exemple :
| n° boîte | tablette 4 | travée 2 | épi 5 | local K150 |
