Evolution du monde des archives :
de nouveaux thèmes
Un certain nombre de thèmes correspondant à de grandes évolutions du monde des archives sont développés ici :
- l'archivage électronique
- l'archivage des pages web
- le records management
- les images électroniques
- le langage xml
- l'accès aux documents administratifs
Organisation nationale
La mission interministérielle de soutien technique pour le développement des technologies de l’information et de la communication dans l’administration (MTIC) est devenue ATICA (Agence pour les technologies de l'information et de la communication dans l'administration) en 2001.
Elle va être remplacée maintenant par l'ADAE (Agence pour le développement de l'administration électronique). Cette création est la suite du rapport de Pierre de la Coste 'L'Hyper-République - Bâtir l'administration en réseau autour du citoyen' remis le 10 janvier 2003 à Henri Plagnol, secrétaire d'Etat à la Réforme de l'Etat.
Document de référence
Un 'Guide de l'archivage électronique sécurisé' de septembre 1999 avait été mis en ligne en son temps.
Ce guide avait été mis au point par un groupe de travail présidé par Michel Lesourd, du Conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables et patronné par CS-OEC (experts-comptables), CNCC (Commissaires aux comptes), EDIFICAS (CS-OEC et SSIIs), IALTA, CNHJ (huissiers), CSN (notaires), CNG (Greffiers de tribunaux de commerce) APROGED, AFAI (audit informatique) et le CIGREF (club informatique des grandes entreprises françaises).
Il s'agit d'un document de référence, donnant les divers aspects méthodologiques et techniques qui devront être mis en oeuvre lors de la conception des systèmes d'archivage électronique, dans la lignée
de la loi sur la signature électronique et dans le souci d'assurer la conservation à long terme des données.
Depuis 2001, un 'Guide de conservation des informations et des documents numériques pour les téléprocédures, les intranets et les sites internet' a été mis en ligne.
Voir également sur le site de la Commission européenne le thème 'Information électronique : @accès et conservation - meilleures pratiques et solutions'
Aspects juridiques
Dans un article paru dans 01 informatique du 22 mai 2003, est souligné qu'en matière d'archivage de documents électroniques, le cadre juridique reste plus que flou en France :
'Cette incertitude est en partie imputable à la norme Afnor NZ 42013, en vigueur depuis 1999. Celle-ci définit des spécifications techniques visant à conserver et à préserver l'intégrité des documents électroniques. Elle impose notamment un média non réinscriptible. Et, à en croire l'interprétation courante, seuls les disques Worm répondent à de telles exigences. (...)'. Or ceux-ci coûtent cher (18 € le Go) et de surcroît 'l'application de la norme ne garantit pas aux entreprises qu'elles disposeront d'une pièce probante en cas de litige'.
Bibliographie :
- une étude d'une archiviste du CERN sur la conservation des archives électroniques avec une bibliographie et quelques retours d'expérience intéressants
- in Archimag juin 2001, n° 145 sont parus deux articles très intéressants :
- 'web : pour que la mémoire ne flanche pas' par Mehdi Gharsallah (2 pages)
- 'mémoires d'outre web' par Olivier Roumieux (1 page 1/2) - un article paru dans le Monde Informatique du 5 octobre 2001, p. 24 :
'Des normes pour encadrer l'archivage' par Christophe Gauthier - in Le Monde Interactif, un article relate comment des américains ont archivés un maximum de sites web concernant l'attentat du 11 septembre 2001.
- 'L'information scientifique et technique et l'outil Internet' in Le Micro Bulletin Thématique, avril 1999, éd. CNRS : réflexion sur l'harmonisation des formats p. 226 & s.
- un article paru dans 01 informatique du 22 mai 2003 'l'archivage électronique face au vide juridique'
Beaucoup de choses sur le sujet à http://www.archive.org/ qui se définit ainsi : 'The Internet Archive is building a digital library of Internet sites and other cultural artifacts in digital form. Like a paper library, we provide free access to researchers, historians, scholars, and the general public.'
Dont tout un article sur les archives électroniques des élections américaines en 2000 .
De même un article important est paru dans la revue 'Pour la Science' sur les archives d'Internet (n° 235 mai 1997, par Brewster KAHLE). Cet article a été suivi d'un certain nombre de réflexions sur le sujet (information transmise par Mme GILBERT sur la liste de diffusion de l'AAF)
Le site d'ERPANET , qui est un projet de la Commission Européenne présente sa mission et ses réalisations :
- établir un consortium européen extensible qui rendra viables et visibles les informations, les meilleures méthodes et le développement de compétences dans le domaine de l'archivage numérique de l'héritage culturel et des objets scientifiques ;
- rassembler les organisations dédiées à la mémoire (musées, bibliothèques et archives), l'industrie des TIC et du logiciel, les institutions de recherche, les organisations gouvernementales (y compris sur le plan local), les industries du spectacle et de la création et les secteurs commerciaux (y compris par exemple les secteurs pharmaceutique, pétrochimique et financier).
La particularité dominante d'ERPANET sera la création d'un bureau central et d'une base de connaissances des développements de pointe dans le domaine de l'archivage numérique ainsi que le transfert de cette expertise parmi les personnes et les institutions.
Records management
Le Records Management (RM) est le 'champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées à la forme des documents '
Une norme internationale ISO 15-489 le régit. Elle a été publiée en octobre 2001, remplaçant la norme australienne datant de 1996 qui en est à l'origine.
Les administrations et XML : site de l'ADAE
L'Université Cornell (Ithaca, New York) a mis en ligne la version francaise de son document intitulé : Didacticiel d'Imagerie Numérique .
Y sont abordés les problèmes de conversion, de contrôle de la qualité, des métadonnées, de l'infrastructure technique (chaîne de numérisation, de la création d'images, de la gestion de fichiers), de la préservation numérique etc ...
Communication de documents administratifs
La Commission d'Accès aux documents administratifs regroupe tous les textes et dispositions pour lesquelles la CADA est susceptible d'intervenir en cas de difficultés pour obtenir la communication d'un document.
